İhale kazanmak için nasıl hazırlanmanız gerekiyor

Söz konusu ihale dokümanları alındıktan sonra ilgili işlemler başlamadan önce ilgili öneriye yönelik olarak gerçekleştirilecek olan bir ön analizle projenin değerlendirilmesini sağlamak ve herhangi bir ihaleye teklif verilip verilmeyeceği konusunda şirketin yaklaşımını belirlemek kıymet takdir edenin sorumluluğundadır (veya bazı hallerde ihale komitesinin). Bu itibarla vakit kaybından ve çaba kaybından kaçınabilmek amacıyla projeleri dikkatli olarak seçmeniz gerekmektedir.

İyi organize olan bir kıymet takdir eden kişinin bu ilk analizi yapıyorken dikkate alması gereken sorulara ilişkin bir kontrol listesi mevcut olup, bu liste örneğin aşağıdaki gibidir:

• Bu projeyi istiyor muyuz?
• Bu kötü bir tasarım mıdır?
• Kötü doküman kalitesi mi söz konusu?
• Çıkarlarımızı belirlemeli miyiz?
• Belirtilen süre çerçevesinde ihaleyi tamamlayabilir miyiz?
• Projeyi finanse edebilir miyiz?
• Lokasyon (yer) bizim kendi erişim alanımız dâhilinde mi?
• Personelimiz arasında ihale konusunda uzman olan kişiler var mıdır?
• Proje için gereksinim duyulan araçlarımız/ekipmanlarımız var mıdır?
• Yeterli işgücü kapasitemiz var mıdır?
• Söz konusu işi tamamlayabilmek amacıyla gereksinim duyulan işgücü ve materyalleri temin etmek için hangi proseslere ihtiyaç duyulmaktadır?
• Güvenli bir şekilde materyal ve ekipmanlarımızı depolayabilir miyiz?
• Bu proje geleceğe yönelik bizim için iş oluşturacak mıdır?
• Baş müteahhidin ödeme performansı hakkında bilgi sahibi miyiz?
• Müşterinin ödeme performansı hakkında bilgi sahibi miyiz?
• Proje için belirlenen temel maliyet, geçici maliyet veya beklenmedik masraflar için meblağlar mevcut mudur?
• Ücretlere ilişkin bir çizelge mevcut mudur?

İhale öncesi yapılacak olan yukarıda belirtilen kontrol listesinin amacı projeye yönelik ticari hizmetlerin esas unsurlarına dikkat etmek suretiyle projenin ticari ve yönetime ilişkin yönlerini değerlendirmektir. Çoğunlukla doğrudan işle ilgili giderler niteliğinde olabilecek olan genel giderler kapsamında değerlendirilmesi gereken birçok kalem mevcut olup bu doğrultuda bunları içerecek şekilde yeterli bir istihkak sağlanmalıdır. İhale daha sonra kıymet taktir edenin projeye ilişkin değerlendirme deneyimi doğrultusunda değerlendirilecek olup materyal ve kaynaklar makul bir şekilde hesaplanacaktır. İş performansının doğruluğuna dayalı işgücünün belirlenmesi kıymet takdir edenin gerçek başarısı niteliğindedir.

Temel maliyete ilişkin tahmin (toplam materyal, toplam işgücü saati ve toplam kaynaklar) tamamlandıktan sonra herhangi bir öneriyi oluşturmak için gereksinim duyulan aşamalara dikkat gösterilmelidir. İyi yapılandırılan bir tahminde bile teklif veren tarafın kötü bir öneride bulunması halinde bu taraf ihaleyi kaybedebilecektir. Ancak iyi hazırlanmış olan bir öneri çoğunlukla müşteriyi en düşük fiyatın haricinde bir ihaleyi kabul etmesi yönünde sevk edecektir.

Kapanış tarihine dikkat edin

Dikkate alınması gereken unsurlardan biride ihalenin kapanış tarihi olup birçok durumda ihale için belirli bir zaman ve ihalenin yapılması gereken yer belirlenmektedir. Büyük ihalelerde ve kamu ihalelerinde çoğunlukla kilitli bir ihale kutusu mevcut olup (posta kutusuna benzer bir kutu) bu kutu içerisine ihaleye teklif verenlerin teklifleri atılmakta ve ihale kapanış zamanı esnasında çıkarılmaktadır. İhaleye teklif veren tarafın bir dakika bile geç kalması halinde bu tarafın teklifi artık çıkarılamamakta ve bu ihaleye yönelik sarf edilen çabalar boşa gitmiş olmaktadır. Bu nedenle ihaleyi tamamlama konusunda yeterli kaynaklara sahip olmanız ve ihalenin kapanış tarihine kadar ilgili belgeleri hazırlamanız hayati bir öneme sahiptir. Bu işte gerçekleştirildikten sonra teklif veren tarafın geçerliliğinin kontrol edilmesi akıllıcadır. Çünkü kabul için belirlenen periyotlardan önce olumsuzluklar oluşabilecektir.

Bir diğer aşama kapanış tarihine kadar ihaleye yönelik olarak verilen teklifi tamamlamak için gereksinim duyulan aktivitelerin planlanması ve öneriyi nihayetlendirmeden-son haline getirmeden önce alternatiflere yönelik fiyat ve kaynakların araştırılması amacıyla hizmet sağlayıcıları, alt müteahhitler ve ilgili bütün tedarikçilerden tekliflerin alınması yönünde zaman ayrılmasıdır.

İhale süresinde müşteri ilişkilerini geliştirin

Ayrıca ihale öncesi bilgilerinin sürekliliğini temin etmek amacıyla müşteriyle irtibata geçecek olan personelinizden bir kişiyi belirlemek, muhtemel müşteriyle ilişkileri gerçekleştirmek ve ihale öncesi brifing toplantılarına katılmakta önemlidir. Bu ilişki özellikle kapalı ihale sonuçlarının söz konusu olması halinde çok değerli olabilmekte olup işte bu ilişki “başarısız bir ihale teklifiyle başarılı bir ihale teklifi arasındaki farkı” belirleyecektir. Çoğunlukla yapılan bütün müşteri toplantıları ve alınan kararları tutanağa geçirmek irtibat yetkilisinin sorumluluğunda olacaktır.

Konstrüksiyonların hızlı bir şekilde gerçekleştirildiği günümüz dünyasında çoğunlukla mimar veya müşteri aniden son dakikada tasarım veya proseste yapılması gereken değişiklikleri fark etmekte ve böylece gündeme yeni bir konu eklenmekte olup (ki bu husus ödemeye dâhil edilmek zorundadır), bu husus çoğunlukla detayları tanımlanmamış olarak dâhil edilmektedir. Ayrıca bütün kararların tutanak altına alınması da önemlidir.

İhale teklif tasarımı nasıl olmalı?

İhaleye teklif verme yönünde bir tasarı geliştirilmelidir. Eğer teklif ihale kutusuna kapalı bir zarf içerisinde elle atılacaksa bu durumda dokümantasyonların hazırlanmasına dikkat göstermek akıllıca olacaktır. Minimum olarak bütün evrak çalışmalarınızı yerleştireceğiniz bir dosyaya ihtiyaç duyacaksınız ve daha sonra bu dosyada şirket adınız ve logonuzun bulunup bulunmadığına dikkat sarf etmeniz gerekecektir. İhale mektubunuz kısa olmalı, net başlıklar kullanılmalı ve plan ve spesifikasyonlar doğrultusunda teklifinizi belirten sayılar-rakamlar olmalı ve sapmalar veya ihmaller belirtilmelidir.

Ayrıca bağımsız bir bölüm olarak alternatif önerilerde dâhil edilmeli ve müşterinin anlaması ve değerlendirmesini sağlamak için teklifinizde yeterli bilgi olması sağlanmalıdır. İhale öneri dosyasının nihai bölümündeyse yerleştirmeniz gereken teknik detaylar, fotoğraflar, broşürler ve spesifikasyonlar olmalıdır.

Teklif canlı sunulabilir

Teklifin canlı sunum şeklinde müşteriye sunulması halinde bu durumda yazılı olarak hazırlayacağınız belgeler örneğin Power Point veya videolar gibi görsel unsurları kullanarak zenginleştirilebilecektir. Önceden yapacağınız bu prezantasyon-sunum çalışmasına ne kadar zaman ayıracağınızı belirlemeniz gerekir. Çünkü aşırı zaman harcamak suretiyle müşterinin ilgisini kaybetmesini elbette ki istemezsiniz.

Eğer ihaleyi kazanacaksanız bu durumda profesyonel rekabete dayanan fiyatlar teklif etmiş olmanız ve hizmet fonksiyonalitesi (işlevselliğini) sağlamanız gerekmektedir. Ayrıca örneğin fiyat, iş saatleri, şantiye istihkakları, tedarike yetkili olan yerlere ödenecek olan istihkaklar, ödeme programı, materyallerin güvenliği, özel hüküm ve şartlar ve Meslek Sağlığı ve Güvenliği, Kalite Yönetimi ve Atık Yönetimi gibi unsurları içeren bir kontrol listesini de hazırlamanız gerekmektedir. Bazı şirketler önerilerine yazılı olarak müşteri ilişkileri, adalet ve bütünlüğe odaklanan bir “Mesleki Ahlak İlkleri”ni dâhil etmektedirler.

Uygun bir şekilde hazırlanması halinde ve emsalsiz hizmetlerinizi geliştirme fırsatınız ve diğer öneriler ve belirlenecek olan alanları belirlemeniz halinde teklifiniz sizin için değer taşıyabilecektir. Değerlendirilmesi gereken bu alanlar aşağıdaki gibidir:

• Tasarruflar
• Verimlilik veya
• Geliştirilmiş nitelikteki hizmetler

Yeniden tasarım veya modern ekipmanlar (state-of-the-art) ve satış sonrası hizmetleri de belirlemek bir ihalenin kazananıyla kaybedeni arasındaki farkı oluşturacaktır.

Teklifinizi özetleyin

Özet noktanız kısa ve öz bir nitelikte olmalıdır. Önerinizi muhtemel müşterinize satmalı ve müşterinize deneyiminizi gereksinim duyulan alandaki ekspertizinizi-uzmanlığınızı ve belirtilen süre içerisinde işi tamamlayacağınıza yönelik güveninizi satmalısınız.

İhale teklif dosyasını ibraz ediyorken-teslim ediyorken bütün formlar ve mektupların imzalanmış olup olmadığını, kaç surete gereksinim duyulup duyulmadığını ve zarfın hem önünde hem de arakasında hangi spesifik-özel detayların yazılıp yazılmaması gerektiği hususuna dikkat ediniz.